EVENTI ASSOCIAZIONI VASTESI: "SALA VUOTA ?" ECCO UN PO' DI CONSIGLI

Più di una volta, conversando con gli amici delle associazioni cittadine vastesi, ho cercato di far capire che la riuscita di un evento dipende  dal “modo” in cui è organizzato.

In altre parole un evento si organizza come il “lancio sul mercato di un qualsiasi prodotto”, coprendo i classici tre aspetti: “produzione, amministrazione  e vendita”.

Tradotto significa che nel TEAM c’è uno che si occupa della “organizzazione” dell’evento, un altro della “copertura finanziaria”,  un altro ancora della sua “promozione”  e “pubblicizzazione”. Nelle piccole associazioni succede

che il Presidente fa tutto.

Proviamo a riassumere i principali  punti da prendere in esame.

1. Primo chiarimento. Innanzitutto bisogna definire l’OBIETTIVO che si pone l’evento: perché viene organizzato? che risultato si vuole ottenere?
2. Una volta deciso “cosa” si vuole fare (convegno, mostra, premio, gara, presentazioni libri ecc.), bisogna capire se c’è la necessaria COPERTURA FINANZIARIA. Il vero bilancio di previsione verrà dopo, quando sono state definite tutte le varie voci di spesa. 
3. Poi, indagare se esiste un “mercato” per tale evento: fissare il target e valutare se ci sono SUFFICIENTI FRUITORI / UTENTI, onde evitare la sala vuota.
4. Stabilire i vari “momenti” della manifestazione, definendo la SCALETTA E SOPRATTUTTO I TEMPI, che normalmente non devono superare i 90 minuti.
5. Nel caso di CONVEGNI far capire ai relatori di attenersi al tema assegnato e ai tempi previsti. Evitare di dare la parola al pubblico a fine manifestazione, sotto forma di dibattito o cose del genere. Non sapendo cosa diranno è noioso, rischioso e potrebbero rovinare la manifestazione.
6. Nel caso di PRESENTAZIONE LIBRI si raccomanda al moderatore di illustrare in pochi minuti i “contenuti” del libro (quasi l’indice dei vari capitoli), perché capita spesso che il critico soffermandosi su aspetti letterari che a lui interessano, non dà molto spazio a tutto ciò che c’è nel volume.
7. Negli eventi letterari (o altro) gli INTERMEZZI MUSICALI vanno inseriti solo se sono funzionali al racconto. Altrimenti usarli solo come sigla di apertura e chiusura.
8. Nel caso di CONCERTI inserire i brani più accattivanti all’inizio ed alla fine, nel mezzo quelli meno graditi. Inoltre, poche parole e tanta musica.
9. AUTORIZZAZIONI. Attenersi alle varie procedure amministrative per richiesta locali al Comune o per altro (Siae, vigili, questura ecc.). Partire con molto anticipo considerato i tempi lunghi delle amministrazioni.
10. Comunicazione, MATERIALE PUBBLICITARIO. Usare una grafica accattivante per la stampa di manifesti, locandine, volantini e inviti. Normalmente si stampano solo le locandine, per i social bastano i files.
11. Comunicazione, INVITI. Creare una mailing list di possibili partecipanti (anche autorità) per un invito personalizzato via social. Inviare anche un reminder il giorno prima dell’evento.
12. Comunicazione, COMUNICATO STAMPA. Creare una mailing della stampa locale o regionale. Lanciare l’evento almeno una settimana prima e inviare un reminder il giorno prima dell’evento. Usare la conferenza stampa solo nel caso di grandi eventi.
13. Comunicazione, STREAMING dell’evento. Usare le tecnologia moderne per far partecipare più persone possibili.
14. Comunicazione, COMUNICATO STAMPA POST EVENTO. Chi organizza un evento se vuole ottenere una maggiore risonanza e far giungere messaggi ad un più vasto pubblico (quello dei social specialmente) deve inviare alla stampa un comunicato appena dopo la conclusione della manifestazione (in genere si prepara una bozza di comunicato in anticipo e si aggiungono i dettagli e le foto dopo la manifestazione). Il concetto è che se in sala ci sono 100 persone, fuori sui social ce ne sono migliaia a cui si possono trasferire i messaggi lanciati nell’evento.
15. Lo stesso Comunicato Stampa Finale può fare da scaletta per un breve VIDEO SU YOUTUBE con le immagini dell’evento. (Se la manifestazione è di portata storica è d’obbligo registrare tutto e fare un video che funge da “atti del convegno”).

CARI PRESIDENTI DELLE ASSOCIAZIONI, se provate a mettere in pratica un po’ di questi consigli vedrete che le vostre iniziative avranno più successo.  I consigli ovviamente non sono per quelle associazioni vastesi che già fanno quanto sopra descritto.  

Da parte mia posso dire che seguendo questo iter organizzativo mi sono trovato sempre bene.  

Nicola D’Adamo